VÅR BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER

Vi sätter stort värde på våra affärsrelationer och tycker att det är viktigt att kunna kommunicera med dig på ett snabbt och smidigt sätt. Våra etiska krav är högt ställda och vi är noga med att inte utnyttja de personuppgifter vi sparar på ett sätt som kan verka stötande eller som överskrider vad lagen medger. Vi hoppas därför att du, liksom vi, tycker att det finns ett bra skäl till att vi spar dina personuppgifter för att kunna bibehålla vår relation. Sådant användande av uppgifter om dig som person kallas behandling av personuppgifter och får, enligt en ny Dataskyddsförordning som träder i kraft 25 maj 2018, bara ske för vissa specifika ändamål.

Uppgifterna vi sparar om dig används för att identifiera dig, kontakta dig och för att vi ska kunna uppfylla rättigheter och skyldigheter enligt avtal. Det kan också användas för att kunna utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster, produkter och system för kundkollektivet i stort.

Vi kan till exempel komma att skicka affärsrelaterad information till dig i form av pressmeddelanden, information om vår verksamhet, marknadsinformation eller inbjudningar till olika aktiviteter och konferenser med mera, eller så tar vi kontakt med dig med anledning av ett avtalsförhållande oss emellan.

Om du inte känner dig bekväm med att vi sparar och använder dina personuppgifter finns information om dina rättigheter under rubriken ”Vilka rättigheter har du avseende behandlingen av dina personuppgifter” nedan.

 VI SPARAR FÖLJANDE PERSONUPPGIFTER

• Vi sparar ditt namn, adress, telefonnummer och e-postadress, samt din titel eller din funktion på ditt arbete. Om du är uppdragstagare hos oss kan vi även komma att spara annan information som relaterar till uppdragets utförande, t.ex. ditt CV. Vi kan också komma att komplettera informationen med uppgifter som finns allmänt tillgängliga i publika register eller på sociala medier.
• Har vi arrangerat ett event, en konferens eller annat evenemang kan fotografier och film från det tillfället, där du kan förekomma, användas för dokumentation samt marknadsföring av framtida evenemang.
• Om du är bostadshyresgäst, bostadsrättsinnehavare eller enskild firma som hyr en lokal av oss, så spar vi även ditt personnummer och uppgifter om lägenhets- eller lokalnummer samt om din bank, ditt kontonummer och eventuella kreditupplysningar som vi tagit in för att kunna uppfylla vårt avtal. Det kan även förekomma att vi sparar uppgifter om dig i samband med inkomna klagomål eller vid utredning av överträdelse och dylikt.
• Om du är investerare eller potentiell investerare i våra fonder kan vi, på grund av regler i lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, även komma att spara uppgifter om du är 1) en huvudägare i ett bolag vi ska göra affärer med (s.k. verklig huvudman), 2) en person i politisk ställning som kan bli föremål för otillåtna påtryckningar, eller 3) förekommer i Europeiska kommissionens listor för sanktioner mot företag och personer (s.k. sanktionslistor). Vi spar även kopia på pass eller annan identitetshandling inkl. foto.

VÅRA BEHANDLINGAR OCH ÄNDAMÅL

• Kontaktpersoner för uppdrag, i avtal eller för rapportering: Behandling av personuppgifter kan innefatta att du av din arbetsgivare, som har en affärsrelation med oss, har blivit angiven som kontaktperson för ett uppdrag, ett avtal eller som mottagare av en rapport. I dessa fall använder vi ditt namn, telefonnummer, gatuadress och/eller e-postadress för att ta kontakt med dig och ditt företag för att avtalet eller rapporteringen ska kunna fullföljas. I dessa fall förutsätter vi att din arbets- eller uppdragsgivare har informerat dig om att dina kontaktuppgifter kan komma att lämnas ut och användas på detta sätt.
• Intresseanmälan: Som fastighetsägare erbjuder vi ibland allmänheten eller särskilda intressenter möjlighet att köpa bostadsrätt, eller att hyra bostad eller lokal, i våra fastigheter. Om du har visat intresse för detta, tex vid en visning av fastigheten eller efter annan kontakt med oss personligen eller på vår hemsida, eller genom våra förmedlare, kan vi komma att spara information om dig för att kunna återkomma om ett tillfälle att köpa eller hyra uppstår. I dessa fall sparar både vi och förmedlaren dina uppgifter. En intresseanmälan kan också avse intresse av att delta i en konferens eller annan aktivitet som vi anordnar och då spar vi uppgifter om dig för att kunna bjuda in dig igen.
• Formulär: När du kontaktar oss via våra kontakt webbsidor för Areim eller någon av våra fastigheter så spar vi dina kontaktuppgifter för att kunna svara på dina frågor och återkoppla information till dig.
• Hyresavtal eller bostadsrättsavtal: Har du tecknat ett avtal om lokalhyra, bostadshyra eller köpt en bostadsrätt i någon av de fastigheter som vi äger kommer vi att använda personuppgifter om dig för att kunna kontakta dig, avisera och ta emot hyra eller avgifter, underrätta dig om åtgärder i fastigheten, eller på annat sätt se till att avtalets följs av oss båda.
• Elektronisk hantering och dataskydd: Vi kan komma att använda persondata för att förbättra våra tjänster, skydda eller förbättra vår IT-säkerhet och till att utreda eller förhindra lagöverträdelser (t.ex. genom cookies och IP-adresser, se särskild information om cookies).
• Utredning av klagomål, brott eller tvister: Ibland kan persondata om dig behöva behandlas för att vi ska kunna fastställa eller utöva ansvar, för att kunna utreda eventuell lagöverträdelse eller tvister, eller för att försvara våra rättigheter.

HUR OCH NÄR KAN AREIM DELA INFORMATION OM DIG MED ANDRA?

Areim kan komma att dela dina personuppgifter med vår filial i Finland och våra systerbolag Areim Advisory (fastighetsrådgivare i Sverige) och Infranode (bolag med infrastrukturfond i Sverige, samt filial Norge) för att underlätta en smidig och relevant kommunikation om vår affärsverksamhet. Generellt sett delar vi inte dina personuppgifter med part utanför EU utan strävar efter att alltid hitta lösningar för att behålla behandlingen av dina personuppgifter inom EU/EES.

.

SÅ HÄR DELAR VI INFORMATION

• Personuppgifter som behandlas i de IT-system vi använder för att tillhandahållande våra tjänster kan komma att delas med IT-leverantörer utanför EU/EES. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt intresse av att kunna tillhandahålla kvalitativa och tillförlitliga tjänster med säker teknik. Vi säkerställer en tillräcklig skyddsnivå för dina personuppgifter genom avtal.
• Är du hyresgäst i någon av våra fastigheter, eller bostadsrättsinnehavare, kommer dina personuppgifter att delas med vår redovisningsbyrå, med betaltjänstleverantör, med fastighetsförvaltaren, vid behov ev. serviceleverantör, samt med vår administratör Newsec. Om det uppstår en tvist eller annan omständighet som kan kräva utomstående hjälp kan även uppgifterna komma att delas med advokatfirma, med myndighet eller annan relevant part.
• Areim säljer aldrig personuppgifter eller andra uppgifter om våra relationer till tredje part.
• Vi kan även komma att dela information med myndigheter som agerar på eget uppdrag i enlighet med lagkrav eller myndighetsbeslut tex Finansinspektionen, Datainspektionen, domstolar, skatteverket och polisen.

HUR LÄNGE SPARAS UPPGIFTERNA?

Areim AB har tillstånd som förvaltare av alternativa investeringsfonder (fondverksamhet). Det innebär att all information om vår verksamhet, våra tjänster, affärsrelationer, kunder m.m. ska sparas i minst fem (5) år, men längre lagringstid kan förekomma.

LAGRINGSTIDER

• Skulle uppgifterna vara sparade med anledning av kundkännedomskravet i regelverket för åtgärder mot penningtvätt eller finansiering av terrorism så sparas de i minst 5 år. Har de förekommit i en utredning, som vi är förhindrade av lag att meddela dig om, så ska de sparas i tio år.
• Kravet på att spara information som rör vår fondverksamhet kan innebära att vi är förhindrade att rensa uppgifter om dig innan 5 år har förflutit från mottagande om de är nödvändiga för att uppfylla rättigheter eller skyldigheter i avtal, eller på annat sätt omfattas av särskilda lagkrav.
• Uppgifter till grund för redovisning och bokföring sparas enligt Bokföringslagen minst 7 år.

VILKA RÄTTIGHETER HAR DU AVSEENDE BEHANDLINGEN AV DINA PERSONUPPGIFTER?

Dina rättigheter omfattar en rätt att få veta vilka uppgifter om dig som vi behandlar, och du har alltid rätt att invända mot behandling av dem. Du har också rätt att begära att uppgifterna ska ändras, och i vissa fall raderas, eller lämnas över till annan part, samt att lämna klagomål.

Om vi fått tillgång till uppgifterna genom ditt uttryckliga samtycke har du rätt att när som helst dra tillbaka samtycket. Vi kommer då att radera dessa, om det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen till exempel ett avtalsförhållande som gör att de ändå måste sparas.

UTÖVANDET AV DINA RÄTTIGHETER

• Om du har frågor kring dina rättigheter, eller vill utöva någon av dem så är du varmt välkommen att kontakta oss på dataskydd@areim.se så hjälper vi dig. Observera att du måste kunna identifiera dig för att kunna utöva dina rättigheter.
• Vi behandlar din fråga och/eller begäran utan onödigt dröjsmål och senast en (1) månad efter att den inkommit till oss, och vi kommer att lämna information till dig om vilka åtgärder vi har vidtagit med anledning av din begäran.
• Är din begäran komplicerad eller omfattande kan tidsfristen komma att förlängas med upp till två (2) månader men i sådant fall underrättas du både om förlängningen och skälet till den.
• Om en begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig får Areim vägra att vidta åtgärder, eller ta ut en rimlig avgift för dess utförande.
• Skulle du vara missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter eller din begäran har du rätt att lämna in ett klagomål på Areim till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet för dataskyddsfrågor.

HUR SKYDDAR VI DINA UPPGIFTER?

Areim tillämpar både tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda dina uppgifter mot obehörig åtkomst och förlust. Särskild behörighet och/eller teknisk autentisering krävs för att behandla och/eller flytta uppgifter inom Areim eller till utomstående, berättigad, part.